Fristverlängerung beim BAFA-Nachweis nach Inbetriebnahme im Spätherbst

Moin zusammen, kurze Frage zur Abgabefrist. Meine Wärmepumpe wurde erst vor wenigen Tagen final in Betrieb genommen. Da ich beruflich sehr eingespannt bin, mache ich mir Sorgen, ob ich alle Unterlagen für die BAFA-Förderung noch vor Ablauf der strengen Fristen vollständig eingereicht bekomme. Wir haben aktuell noch ein paar offene Punkte bei der Dämmung der Rohrleitungen, was für den Abschlussbericht der Fachunternehmererklärung zwingend erforderlich ist. Besteht bei der BAFA die Möglichkeit, eine kurze Fristverlängerung zu beantragen, wenn absehbar ist, dass die finalen Messprotokolle für den hydraulischen Abgleich erst nach dem Termin vorliegen? Ich will meinen Anspruch nicht riskieren, nur weil ich wegen einer Woche Verzug aus dem Raster falle. Gibt es da eine Kulanzregelung oder muss ich den Antrag zwingend bis zum Datum X vollständig haben? Vielleicht hat jemand von euch schon einmal proaktiv mit dem Sachbearbeiter gesprochen und kann mir sagen, wie man sich hier am besten verhält.

Hallo Jürgen, als SHK-Meister kann ich Ihnen aus der Praxis sagen: Bleiben Sie unbedingt entspannt, aber werden Sie proaktiv. Die BAFA ist bei der BEG-Förderung in den letzten Monaten deutlich strikter geworden, was die Nachweise für den hydraulischen Abgleich nach Verfahren B angeht. Wenn die Unterlagen zur Fachunternehmererklärung noch nicht komplett sind, sollten Sie keinesfalls einen unvollständigen Antrag einreichen. Mein dringender Rat: Schreiben Sie Ihrem Sachbearbeiter beim BAFA eine kurze, sachliche E-Mail mit Ihrer Vorgangsnummer. Erklären Sie kurz die Situation bezüglich der noch fehlenden Dämmung und des Abgleichs. Oft wird eine Fristverlängerung gewährt, wenn der Wille zur Fertigstellung erkennbar ist. Es ist besser, dort proaktiv um zwei Wochen Aufschub zu bitten, als die automatische Ablehnung wegen fehlender Nachweise zu riskieren.

Danke Markus, das ist ein wertvoller Hinweis. Ich werde morgen früh direkt den Kontakt suchen und um eine schriftliche Bestätigung der Fristverlängerung bitten. Die Dämmung der Rohrleitungen nach GEG ist bei mir tatsächlich noch ein offener Punkt, da mein Installateur Lieferprobleme hatte. Da das Verfahren B für den hydraulischen Abgleich laut VDI 4645 zwingend erforderlich ist, möchte ich hier auch keine halben Sachen machen, die mich später bei der Prüfung durch das BAFA in Erklärungsnot bringen.

Hallo zusammen, ich hänge mich hier mal kurz ran. Bei meinem Projekt im letzten Herbst war es ähnlich, da fehlten auch noch ein paar Prüfprotokolle. Ich habe beim BAFA angerufen und eine sehr freundliche Mitarbeiterin am Telefon gehabt. Sie meinte, dass man unter dem Portal mein Profil für die Nachreichung der Unterlagen temporär offenhalten könne. Wichtig ist nur, dass Sie das Portal nicht vorzeitig auf 'abgeschlossen' setzen. Laden Sie erst alle Dokumente hoch, wenn wirklich alles vorhanden ist. Wenn die Frist im Portal abläuft, sollten Sie vorher die Nachricht über das Kontaktformular abschicken. Bei mir hat das absolut reibungslos funktioniert und die Auszahlung kam vier Wochen später. Viel Erfolg dir, Jürgen!

Kurze Ergänzung meinerseits, da ich als Energieberater oft diese Fälle sehe: Unterschätzen Sie nicht die Sorgfalt bei der Fachunternehmererklärung. Seit die neuen Richtlinien der BEG gelten, prüfen die Sachbearbeiter bei der BAFA deutlich genauer, ob alle Komponenten der Anlage nach den technischen Mindestanforderungen verbaut wurden. Wenn Sie jetzt unter Zeitdruck schlampige Werte beim hydraulischen Abgleich einreichen, rächt sich das bei einer stichprobenartigen Prüfung durch einen Prüfingenieur. Lassen Sie sich lieber Zeit für eine korrekte Dokumentation gemäß VDI 4645. Eine Woche hin oder her ist meist weniger problematisch als ein fehlerhafter Antrag, der dann wegen Formfehlern komplett abgelehnt wird. Kommunizieren Sie offen mit der Behörde, die sitzen dort auch nur am Schreibtisch und sind meist an einer sauberen Dokumentation interessiert.

Also bei mir war die BAFA vor einem Jahr leider überhaupt nicht flexibel. Frist war Frist, Ende der Durchsage. Ich musste damals meinen Antrag nachreichen, was dann zu einer Kürzung der Förderung führte, weil ich in den Übergangszeitraum der Richtlinienänderung rutschte. Deshalb mein Rat: Versuchen Sie alles, um die Unterlagen fristgerecht hochzuladen, auch wenn der Abgleich vielleicht nur nach Verfahren A durchgeführt werden konnte, falls B zeitlich nicht mehr machbar ist. Prüfen Sie vorher, ob Sie vielleicht mit dem ausführenden Fachbetrieb vereinbaren können, dass die Fachunternehmererklärung zumindest vorläufig auf Basis der bereits ausgeführten Arbeiten unterzeichnet wird. Man kann Dokumente im Portal oft auch nach der ersten Einreichung noch nachreichen, solange der Vorgang noch nicht final beschieden wurde. Aber Vorsicht, das ist alles etwas heikel.