BEG-Förderung: Frist zur Einreichung des Verwendungsnachweises nach Inbetriebnahme

Guten Tag zusammen, ich stehe aktuell vor der finalen Abrechnung meines Wärmepumpenprojekts. Die Anlage läuft seit Anfang August einwandfrei, aber ich komme mit dem bürokratischen Teil der BAFA-Förderung nicht so recht weiter. In den Unterlagen steht etwas von einer Frist von sechs Monaten für den Verwendungsnachweis nach Inbetriebnahme. Ich bin mir nun unsicher, ob ich diesen Zeitraum strikt einhalten muss oder ob eine Verlängerung in begründeten Fällen möglich ist, falls der Fachbetrieb mit den finalen Protokollen trödelt. Hat jemand von Ihnen in jüngster Zeit ähnliche Erfahrungen bei der Einreichung gemacht? Besonders der Punkt, ab welchem Tag genau die Frist startet, wenn die Anlage zwar läuft, aber noch letzte Restarbeiten am Zähler stattfinden, bereitet mir etwas Kopfzerbrechen. Gibt es hier bei der BAFA einen gewissen Spielraum oder sollte ich den Handwerker eher heute als morgen zur finalen Unterschrift drängen? Für einen fachkundigen Rat bezüglich der Dokumentationspflichten bei der Schlussabrechnung wäre ich sehr dankbar.

Guten Tag Markus, als SHK-Meister kann ich Ihnen da aus der Praxis berichten. Die Frist von sechs Monaten ist bei der BAFA tatsächlich als harte Ausschlussfrist zu verstehen. Wenn das Datum der Inbetriebnahme laut Fachunternehmererklärung auf Anfang August datiert ist, läuft die Uhr ab dann. Bitte warten Sie nicht auf den letzten Drücker, denn die Bearbeitungszeiten sind aktuell lang. Was den Zähler angeht: Die Anlage gilt als in Betrieb genommen, sobald sie Wärme liefert und die wesentlichen Komponenten nach VDI 4645 eingestellt sind. Fehlende Zählerdaten für den Stromverbrauch sind oft ein Grund für Verzögerungen. Drängen Sie Ihren Fachbetrieb unbedingt zeitnah auf die Unterzeichnung der Fachunternehmererklärung, da diese für die Auszahlung der Förderung essenziell ist. Ohne das korrekte Protokoll zum hydraulischen Abgleich wird Ihr Antrag ohnehin sofort abgelehnt.

Hallo Markus, ich fühle absolut mit dir! Wir haben das Prozedere erst vor drei Monaten hinter uns gebracht. Mein Rat: Sei lästig bei deinem Handwerker. Wir mussten unseren Betrieb auch zweimal schriftlich auffordern, weil die finalen Messprotokolle einfach in der Schublade liegen geblieben sind. Die BAFA verzeiht bei Fristüberschreitungen leider gar nichts. Falls du merkst, dass die sechs Monate knapp werden, kannst du über das BAFA-Portal unter Angabe deiner Vorgangsnummer eine Fristverlängerung beantragen. Das muss aber gut begründet sein, zum Beispiel durch nachweisbare Verzögerungen seitens des Lieferanten oder eben des Handwerksbetriebs. Aber verlass dich nicht darauf, dass das durchgeht. Mein Tipp: Dokumentiere jeden Kontakt zum Handwerker, falls du später belegen musst, warum es beim Einreichen länger gedauert hat.

Vielen Dank euch beiden für die schnellen Rückmeldungen! Das bringt Klarheit in mein Vorgehen. Thomas, deine Info zur VDI 4645 war sehr hilfreich, ich werde den Betrieb morgen direkt auf das Protokoll zum hydraulischen Abgleich ansprechen, damit das nicht auch noch kurz vor Schluss zur Stolperfalle wird. Sabine, dein Tipp mit der Dokumentation der Kontakte ist Gold wert. Ich habe zwar bisher nur telefoniert, aber ich werde jetzt direkt eine E-Mail mit einer offiziellen Fristsetzung an die Firma schreiben. Das schafft für mich eine rechtliche Absicherung. Ich hoffe sehr, dass wir die Unterlagen noch diesen Monat komplett haben, damit ich das Kapitel BAFA endlich schließen kann.

Kollegen, ich möchte hier kurz ergänzen: Achtet bei den Unterlagen zwingend auf die Vollständigkeit gemäß den aktuellen Förderrichtlinien der BEG. Viele Anträge scheitern nicht an der Frist, sondern an fehlenden Nachweisen zur Fachunternehmererklärung oder dem Verzicht auf die Pflicht zur Heizlastberechnung nach Verfahren B, wenn diese nicht korrekt dokumentiert wurde. Als Planer empfehle ich immer, die Inbetriebnahme gemeinsam mit dem Kunden durchzuführen, sobald alle Zähler und Schnittstellen aktiv sind. Die Einreichung des Verwendungsnachweises sollte innerhalb von vier Monaten angestrebt werden, um bei eventuellen Rückfragen seitens der Behörde noch Zeit für Nachbesserungen zu haben. Wer bis zum letzten Tag wartet, riskiert bei einer fehlerhaften Einreichung den kompletten Förderanspruch. Bleiben Sie da konsequent dran und fordern Sie die Unterlagen ein, bevor die letzte Rechnung beglichen ist.